בעידן הדיגיטלי של ימינו, כל עסק מחויב לתחזק מאגר נתונים דיגיטלי ובו כל המידע החשוב אודותיו: משכורות, הכנסות והוצאות, מעקב מלאי ולקוחות ועוד. חלפו הזמנים שבהם המידע תועד בקלסרים כבדים ומסורבלים. את מקומם של אלו תופסת הטכנולוגיה – מערכות מידע ממוחשבות המאפשרות לנהל באופן יעיל את כל המידע בארגון.

מהי המשמעות של מערכות מידע וכיצד הן מועילות לעסק?

הטמעת מערכות מידע יכולה להתבצע בשלושה מוקדים עיקריים, שמתוכם נוצר צורך במערכת מאורגנת ומסודרת יותר:

• התחום הפיננסי – קיימות מערכות מתקדמות להנהלת החשבונות המאפשרות הפקת חשבוניות, הצעות מחיר, קבלות, דו"חות ונתונים אחרים בקלי קלות. המערכת מבצעת את כל החישובים המסובכים וחוסכת זמן רב.

• תחום הלקוחות – מערכות לניהול לקוחות נקראות גם CRM (Customer Relationship Management) ומטרתן היא איסוף נתונים לגבי לקוחות קיימים, מתעניינים ועוד. היא אינה אוספת רק פרטי קשר, אלא גם מתעדת כל יצירת קשר שנעשתה בין החברה והלקוח, את סטטוס הלקוח בחברה וכדומה.

• תחום התפעול – מערכות לניהול כללי של משאבי הארגון, נקראות גם ERP (Enterprise Resource Planning System). כלומר, מערכות המאחדות את כלל מערכות המידע בארגון לכדי מערכת אחת יעילה המשמשת הן את העובדים שנעזרים במערכת והן גורמי חוץ המתממשקים עם אותו אפיק, כגון ספקים, לקוחות וגורמים פנים־ארגוניים מצוותים וממחלקות אחרות.

להטמעת מערכות מידע בכל ארגון יש יתרונות שאי אפשר להתכחש להם. הראשון הוא ייעול הזמן, שכן ברגע שהטכנולוגיה המתקדמת לוקחת את המושכות ומבצעת חישובים או חיפוש אחר נתונים, הרי שתהליכים שבעבר לקחו שעות רבות כעת מתקצרים עד מאוד. כאשר תהליך העבודה מתקצר, נוצר חלון זמן שאותו ניתן להקדיש לפיתוח ארגוני, לפתירת בעיות שלא היה זמן עבורן בתנאים אחרים ולכל נושא אחר שכעת נוצרת ההזדמנות לטפל בו. כך, מאפשרות מערכות המידע לעסק לרוץ קדימה בקצב מהיר ויעיל יותר!

בנוסף, ברגע שכל המידע והנתונים מאורגנים והגישה אליהם נוחה יותר, הרי שאיכות שירות הלקוחות עולה גם היא. המערכת המתקדמת מאגדת על גבי ענן את כל הנתונים האפשריים לגבי לקוחות ומתעניינים, כך שבהתאם למידע המפורט ניתן להציע פתרונות יצירתיים מותאמי לקוח.

יעילות היא שם המשחק להצלחה עסקית

ניהול עסק אי קומרס או כל עסק באשר הוא, זה לא עניין של מה בכך. מדובר במגדל שכל קומה שלו נשענת על הקומה שתחתיה, עד לבסיס שמחזיק את המגדל כולו יציב. בעסק, הבסיס הזה הוא פלטפורמה מתקדמת, המשמשת כלי ניהול ארגוני שמאגד בתוכו את כל הנתונים החשובים לעסק, עד לאלו הרגישים ביותר. כיום, מדובר במערכות בעלות בינה של ממש, שמסוגלות לא רק לשלוף נתונים ולבצע חישובים במהירות הבזק, אלא גם לייעץ ולהכווין לגבי הטיפול הנכון ביותר בבעיות שונות.

בסופו של דבר, מערכות המידע המתקדמות מסייעות לארגונים בכל התחומים להתנהל באופן יעיל יותר, לבנות אסטרטגיות מדויקות ונכונות ליישום בטווח הארוך והקצר, לשמור על קצב צמיחה נכון והן אף עושות את ההבדל בין הצלחה עסקית לכישלון.

‍